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Section d’Accueil et d’Immatriculation

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3) Section d’Accueil et d’Immatriculation

C’est l’épine dorsale du Consulat. Elle est placée sous la responsabilité du consul adjoint et comprend un nombre suffisant d’agents en fonction de l’importance des flux que connaît chaque poste. Elle est dotée d’ordinateurs, de scanners et d’une imprimante reliés en réseau. Elle reçoit toutes les informations nécessaires à la création de la base de données du Consulat et alimente l’ensemble des autres services.

Les agents affectés dans cette section, dont le rôle est crucial, peuvent être sélectionnés parmi les agents du poste qui présentent les profils adéquats. Ils recevront une formation pratique sur le fonctionnement général du système informatique du poste consulaire et doivent être en mesure de répondre à toutes les questions susceptibles d’être posées par les usagers du Consulat.

Elle est chargée :

–   de veiller au bon déroulement de l’accueil de nos ressortissants et des usagers du Consulat ;

–   d’informer, d’orienter et d’assister nos ressortissants ;

–   d’instruire toutes les demandes de prestations et de vérifier les dossiers qui leur sont présentés, le nombre des pièces et l’exactitude des informations qu’elles comportent.

–   de scanner les pièces nécessaires à la constitution des dossiers consulaires ;

–   de procéder à l’immatriculation consulaire des ressortissants ; et à l’établissement des fiches individuelles appelées « Fiche d’immatriculation »

–   d’acheminer les demandes de prestations aux services concernés ;

–   de répondre aux appels téléphoniques de nos ressortissants qui souhaitent s’informer sur l’état d’avancement de leurs dossiers (ex. réception de la CIN, réponse du Ministère de l’Intérieur aux demandes de délivrance de passeport etc…) ;

–   d’assurer la mise à jour du fichier des immatriculations par le rajout de nouvelles informations.

–   de conserver pour une durée limitée (entre 5 et 10 ans) les dossiers des ressortissants marocains décédés ou ne relevant plus de la circonscription consulaire en vue de faciliter la liquidation des successions ou pour y recourir pour une éventuelle identification des descendants des défunts.

–   d’assurer la gestion des archives du poste.

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